Datenschutzinformation für den Einsatz des Webkonferenzdienstes „Microsoft Teams“ in der Kreisverwaltung gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Kontaktdaten des Landkreises als Verantwortlicher für die Durchführung der Webkonferenz:
Landkreis Oberhavel
Der Landrat
Adolf-Dechert-Straße 1
16515 Oranienburg
Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Telefonnummer 03301 601-1093 oder per E-Mail Datenschutz@oberhavel.de.
Gemeinsamer Verantwortlicher bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ ist die Firma Microsoft Corporation. Der Dienst wird über das Internet erbracht. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten von Microsoft sind der Datenschutzerklärung der Firma Microsoft Corporation zu entnehmen:
Zweck der Verarbeitung
Um Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Gruppenkommunikation, Webinare und/oder Online-Meetings (nachfolgend „Webkonferenzen“) durchführen zu können, nutzt die Kreisverwaltung Oberhavel einen Webkonferenzdienst.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogener Daten der teilnehmenden Personen verarbeitet werden, stellt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DS-GVO verarbeitet werden, zu denen insbesondere Audio- und Videodaten gehören und soweit es sich zum Beispiel um biometrische Daten handelt, stellt Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.
Werden bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten verarbeitet, die nicht für die Webkonferenz erforderlich sind, gleichwohl aber elementarer Bestandteil des jeweiligen Dienstes sind, so ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, soweit es sich nicht um eine hoheitliche Aufgabenwahrnehmung handelt. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung der Webkonferenzen und für die Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Artikel 32 DS-GVO.
Umfang der Datenverarbeitung
Die Teilnahme an der Webkonferenz macht es erforderlich, die nachfolgenden Datenkategorien zu verarbeiten. Der Umfang der personenbezogenen Daten hängt auch davon ab, welche Angaben Sie zu Ihrer Person beziehungsweise bei der Teilnahme an einer Webkonferenz machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Webkonferenzteilnehmer: Teilnehmername
- Meeting-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort, Dauer, IP-Adresse, verwendetes Betriebssystem, Browsertyp, -version und -sprache, Konferenzname
- Text-, Audio- und Videodaten: Chatinhalte, Bilder der Videokamera und/oder Töne des Mikrofons des Endgerätes während einer Webkonferenz, Abstimmungen
Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webkonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gemäß der allgemeinen Datenschutzerklärung von Microsoft Teams zur Weitergabe bestimmt sind, worunter auch eigene Zwecke der Firma Microsoft Corporation gehören können.
Zu den Empfängerinnen und Empfängern personenbezogener Daten gehören die teilnehmenden Personen, die Moderatoren und Administratoren einer Webkonferenz. Personenbezogene Daten werden an Microsoft und weitere IT-Dienstleister übermittelt, soweit dies für die Durchführung des Webkonferenzdienstes erforderlich ist. Mit der in den USA ansässigen Firma Microsoft wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss des Datenschutzniveaus der EU Kommission gemäß Art. 45 Abs. 3 DSGVO vor.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Jedoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der Europäischen Union befinden. Die Daten werden während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und sind somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt.
Speicher- und Aufbewahrungsfristen
Die Ton-, Bild- und Metadaten werden nur solange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Webkonferenz erforderlich ist und anschließend gelöscht. Teilnehmer-, Chat- und Abstimmungsdaten werden darüber hinaus nur solange verarbeitet, wie dies für die notwendige Dokumentation erforderlich ist.
Betroffenenrechte und Beschwerderecht
Es besteht ein Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtung zu (Artikel 16 DS-GVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DS-GVO). Erfolgt eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung, besteht ein Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf davon berührt wird (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO). Sollte eine betroffene Person von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiter besteht ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (Stahnsdorfer Damm 77 in 14532 Kleinmachnow).
Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Artikel 22 DS-GVO erfolgt nicht.
Einwilligung in die Übermittlung personenbezogener Daten für die Nutzung von Cloud-Diensten
Der Landkreis Oberhavel nutzt externe IT-Dienstleister, um Webmeetings, Telefon- und Videokonferenzen (Webkonferenz) bereitstellen zu können. Für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die Dienstleister und für die Verarbeitung Ihrer Sprach- und Videodaten ist gemäß § 26 Absatz 1 Satz 2 des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten im Land Brandenburg (Brandenburgisches Datenschutzgesetz - BbgDSG) Ihre Einwilligung erforderlich. Bevor Sie diese erteilen, möchten wir Sie auf Folgendes hinweisen.
Öffnen des privaten Lebensbereichs durch Live-Audio- und Videoübertragung
Der Ort, von dem aus die Webkonferenz durch den Einzelnen geöffnet wird, wird für den Einblick durch Dritte geöffnet. Dies ist häufig der höchst private beziehungsweise familiäre Lebensraum.
Folgende Daten werden bei der Teilnahme an einer Webkonferenz verarbeitet:
- Vor- und Nachname
- Zugriffe werden mit Datum/Uhrzeit, IP-Adresse und Browserkennung in den Log-Dateien gespeichert.
- Für die Dauer der Webkonferenz wird eine Teilnehmer-ID erzeugt, durch die jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer für das System und für die anderen Teilnehmenden identifiziert werden kann.
- Gegebenenfalls das Abstimmungsverhalten
- Sofern Sie die Kamera einschalten, wird alles, was sich im Sichtfeld der verwendeten Kamera befindet, an alle Teilnehmenden der Webkonferenz übertragen, jedoch nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert.
- Wenn Sie das Mikrofon einschalten, werden alle Geräusche (Sprache und Hintergrundgeräusche), die das Mikrofon erfasst, an alle Teilnehmenden übertragen, jedoch nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert.
- Alle Texte, die in einen Chat eingegeben werden, werden an die jeweiligen Empfängerinnen und Empfänger übertragen und auf dem Server gespeichert.
- Nach Beendigung der Webkonferenz werden alle vorgenannten Daten außer den verpflichtend zu speichernden Log-Dateien gelöscht.
- Für die Durchführung der Webkonferenz kommt die Anwendung „Microsoft Teams“ in Rechenzentren der Microsoft Corporation zum Einsatz und der Landkreis hat keinen Einfluss darauf, soweit der Dienstleister die ihm anvertrauten Daten anderweitig verarbeitet und die Pflichten eines unabhängigen Datenverantwortlichen gemäß der DSGVO zu erfüllen hat.
Erklärung
Sie erklären sich mit der Übermittlung personenbezogener Daten für die Nutzung des Webkonferenzdienstes „Microsoft Teams“ einverstanden. Eine Verwendung für andere Zwecke, das (Ab-)Speichern von Audio- und Videodaten sowie das Erstellen von Bildschirmfotos oder ein Inverkehrbringen durch Überlassung von Aufnahmen/ Aufzeichnungen an Dritte ist unzulässig.
Die Einwilligung ist freiwillig.
Erfolgt keine Einwilligung ist eine Teilnahme an der Webkonferenz nicht möglich.